传统DCC文控管理十大常见问题
●ISO制度规范和执行难
质量、环境等体系难以保持一致性和有效性
不合格项目的纠正和纠正措施难以落实
难以保证内审、外审、管理评审的有效运行
●文件风险控制和追溯难
信息传输不畅，过程没有监控手段，难以执行文件
不能追溯版本和修改记录，质量问题不方便追溯
缺乏安全防控机制和外来文件的有效控制
●文件管理成本高，效率低
需要专人投资、跟踪、调整、修改，使文件有利于应用
纸质管理涉及大规模复印、打印、分发，成本高，浪费严重
文件量大时，处理周期长，效率低，不能及时发放/回收
●不方便保存和使用文件
文件类型复杂，数量多，版本多，管理混乱
版本更新通知不到位，版本回收不及时更新不正确
复杂的文件系统与多份文件有关，快速查找查阅困难
●文件培训管理难
缺乏培训管理体系，大部分文件发放部门自学，培训流于形式
缺乏培训工具，培训学习记录无法留下痕迹，培训学习效果无法跟踪
●文件签署效率低
ISO建立、变更文件，纸质文件的审核和分发必须由部门相关人员办理，有时需要多人、多部门协同审核，费时费力，周期长，审核效率低。
●打印纸质文件，浪费资源
采用传统的纸质管理，会造成大量的印刷、复印、印刷、分发，纸张成本高，浪费严重。
●打印纸质文件，浪费资源
传统的纸质管理将导致大量的印刷、复印、打印和分发。纸张成本高，浪费严重。同时，一些文件制作部门也是接收部门，导致反复复制、分发和资源浪费。
●文件发放缓慢，不及时
当许多文件需要发布时，由于文件的紧急程度不清楚，相对紧急的文件不能及时发布，或由于缺乏及时的通知，发布后的接收不及时，由于文件版本的问题，造成质量错误。
●旧版本很难完全回收，新旧版本也不统一
文件使用者往往不及时了解新版本文件的发布情况，旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文件使用不当，造成不必要的经济损失。
●查询和查阅文件困难
随着文件的增加，很难快速找到所需的文件并快速查阅。许多文件存储在不同的计算机或服务器中，导致搜索困难。
●离职，文件丢失
个人电脑上有一些文件，由于人员离职变动，核心文件丢失，工作麻烦。
ISO质量手册、程序文件、操作指导、记录9001质量管理体系文件……等等组成。
ISO文件管理系统有几个主要特点，可以概括为:一个精髓，一个中心，两个基本点；三个特点，四个一切，四个产品，五个模块，六个文件，七个原则。
ISO文件管理系统的要点
①、本质：说、写、做。
②、以客户为中心的中心。
③、两个基本点：客户满意度和持续改进。
④、适宜性、充分性性、充分性和有效性。
⑤、四件事：凡事有责任，凡事有章可循，凡事有据可查，凡事有监督。
⑥、四大产品：服务、软件、硬件、流程材料。
⑦、五个模块:质量管理体系(一个总过程，四个大过程)；管理职责；资源管理；产品实现；测量、分析和改进。
⑧、六个文件：ISO必须制定9000标准、质量记录管理程序、内部审计程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。(根据ISO9001解释说，一个条款可以由多个文件解释，一个文件也可以解释多个条款。六个文件的要求不再必要。)
⑨、七个原则：1。以客户为重点：质量管理的主要重点是满足客户的要求，努力超出范围。
3.全体员工参与:全体员工参与，自觉强调组织知识。
4.流程方法:可以在活动组织过程中进行分解和理解，更有效地获得预期结果。5、改进：提高绩效、自控能力和客户满意度；提高内外风险和机会的预测和反应；通过加强学习来提高。
6.给出证据决策:基于数据和信息的分析和评价决策会产生预期的结果。7.关系管理:为了持续成功，组织需要管理与供应商的关系。
分为四类文件：
第一阶段文件：质量手册：简要介绍本质量体系如何满足国际标准的要求。
第二阶文件：程序文件：规定谁，何时，在哪里做什么。
第三阶段文件：操作说明书、检验规范技术文件及图纸：说明如何做。
第四阶文件：表格格式：用于收集、传递信息、控制操作过程或证明操作过程执行效果的记录。
本质：识别客户要求。客户要求是判断工作的依据。
编辑四个过程
1.管理活动(行动方向、结果)
2.资源管理(注重投入产出比)
3.产品实现(创造价值)
4.监视、测量和改进(事实决策)
ISO的精髓就是PDCA循环，持续改进。持续改进是ISO遵循质量管理的本质P-D-C-A原则:计划-实施-检查-改进。
也就是说，管理六字公式：了解客户是谁，了解产品要求；实施三项不良政策：不接受不良，不制造不良，不流出不良。
总的来说，ISO对于一个公司或一个企业来说，文件管理确实有很多用处。如果能很好的突破这个ISO相信文件管理体系会大大改善公司管理。
目前，我国仍有许多企业基本上采用手工整理系统文档和数据记录，ISO标准实际上承认电子数据质量记录和文件。可以借助OA无代码构建管理系统。
按照ISO9001标准，通过OA系统(蓝凌OA为例）实现ISO全生命周期的电子管理，如文件的建立、修改、审命周期的电子管理，提供文件权限管理、版本管理和流程操作历史，不仅可以大大节省印刷和纸张成本，而且可以提高管理效率，降低管理成本。帮助企业推广ISO最好的解决方案是文件管理和工作能力。
整体解决方案
控制文件生命周期
文件创建根据分级管理原则，文控中心配置相应的菜单导航栏，文控管理员可选择相应的分类快速新建文件。可以定制审批期限、定义流程、步骤等操作，节省大量ISO文件传输时间，加快文件审核，提高效率。
还可以建立内部审核数据、管理审核数据、二、三方审核档案，轻松处理各种审核，不再盲目加班整理数据。
文件回收文件发布后，回收权限授权人可进入详情页，点击回收 文件回收批准后，只有文控中心管理员才能查阅文件。
文件统计
每月运营统计数据以图表呈现，方便用户了解组织每月增加和更新哪些文件，以及文件阅读、评论、推荐和纠错的细节
设置最新文件、最热文件、最新更新、故障、回收、废除文件的公告区域，让用户了解文件的最新变化
如何进一步了解高级应用技巧，欢迎私信交流！
